BUSINESS PHONE
ビジネスフォン

社内や社外での活発なコミュニケーションを取る際に活躍するビジネスフォンですが、その機能は年々利便性が高くなっています。 ビジネスフォンを検討する前に知っておきたいビジネスフォンの最新機能としては、以下の点が挙げられます。

以下では、ビジネスフォンの最新機能について説明します。

スマホをビジネスフォンとして使用可能になる機能

専用のアダプターを導入することで、スマホをビジネスフォンとして利用できる機能です。
スマホをビジネスフォンとして利用することで、例えばオフィス外や自宅、オフィスの移動中・休憩中などデスクに座ってなくても、いつでも内線・外線・転送を発着信できます。 他にも、テレワークなど多様な働き方の導入につなげることもできます。

事業拡大時にもアダプターさえ導入すれば電話機能利用可能

アダプターさえ導入すれば、電話環境を構築可能になるので、以前と比べて増やせる回線数や端末数が大幅に増加しました。
例えば、事業所を拡大する場合、主装置は本社など1拠点に設置し、増設した事業所にはアダプターのみの導入で内線をつなぐことができます。 そのため、事業所を拡大した場合でも、低コストでビジネスフォンを使用することが可能です。

録音容量が増加

現在のビジネスフォンでは、録音機能の容量が増加し、8時間ほど録音可能となっています。 そのため、休暇などで社員がいない場合でも8時間分の留守番電話が録音可能です。また、この録音機能で顧客との通話を録音し、記録することも可能ですし、 録音した音声をメールで送信してスマホやPCで確認することも可能です。

ビデオカメラとの連携も可能

オフィスのネットワークカメラとオフィスの受付用電話機を連携することで、来客時にお客様のお顔を確認することが可能です。 電話機のみでオフィスの受付業務ができるので、人員削減や時間的コスト削減も期待できます。

不在時に自動不在転送する機能

「入退室管理システム連携」機能のセンサーが社員の入退室を感知し、留守番電話の設定のオンオフなどを自動で切替えることが可能です。 そのため、出退勤の際にビジネスフォンの設定をする必要もなく、すぐに退社することや業務を始めることが可能となります。 この機能により、留守電機能の押し忘れなども防ぐことが出来、顧客からの連絡を漏れなく録音することができるでしょう。

必要な利用台数、同時通話数を考慮して選ぶ

一般的には社員のデスクの数に応じて必要な利用台数を揃えます。同時通話数とは、同時に利用できる電話線数のことで、外線数や チャネル数とも呼ばれています。ビジネスフォンには利用可能な外線数の上限が主装置によって設けられていますので、必要な台数、同時通話数を 予め決めておくことで、機種を絞り込むことが出来ます。

機能で選ぶ

ビジネスフォンの主な機能を以下に挙げます。

スマホ連携可能	専用アプリをスマホにインストールするだけで、外出中でもネット回線さえあればスマホで内線電話を使用することが出来ます。
IVR機能	自動音声ガイダンスによりお客様を最適な部署へ誘導することが可能です。
外線・内線転送	代表電話にかかってきた電話を担当者のスマホやビジネスフォンへ転送する機能です。ビジネスフォンによっては着信があると同時に 予め登録した電話番号に自動転送する機能もついています。
通話録音	お客様と社員の通話や、社員の内線電話、留守番電話を録音する機能です。
リモートコール バック機能	代表電話にかかってきた電話を担当者のスマホやビジネスフォンへ転送する機能です。ビジネスフォンによっては着信があると同時に 予め登録した電話番号に自動転送する機能もついています。
迷惑電話対策	ビジネスフォンに搭載されている「着信拒否」ボタンあるいは「迷惑防止」ボタンを押すことで、特定の電話番号を着信拒否にできる機能です。

導入後の事業規模も想定する

ビジネスフォン導入後に事業拡大を視野に入れている場合、必要な機能だけでなく、拡張性が高い機種を選択することをオススメします。 近い将来ビジネスフォンの増設を検討している場合、拡張性の低いビジネスフォンを購入すると、増設する際に全て買い換える必要があり、 その分余計にコストがかかってしまいます。将来増設を検討している場合は、担当者にその旨を伝え、より拡張性の高い機種を検討しましょう。