COPIER
コピー機
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コピー機の最新機能
コピー機の最新機能としては以下の機能が挙げられます。
- ・クラウド連携
- ・モバイル端末との連携
- ・アプリによる拡張機能
- ・操作パネルの大型化
- ・人感センサー
クラウド連携
クラウドサービス（Google DriveやDropboxなど）と連携することにより、データを一元管理することができます。クラウド ストレージと連携して、直接クラウド上のファイルを印刷したり、スキャンして保存することも出来ます。また、スキャンした文書データを クラウドストレージに保存しておくことで、オフィス外での閲覧が可能になります。例えば、外出先などからクラウドにアクセスして内容を見ながら、 コンビニや自宅のコピー機などを活用して印刷することも可能です。
モバイル端末との連携
モバイル端末とコピー機(複合機)を同一ネットワーク（Wi-Fiや無線LAN）上で連携させる機能です。スキャンデータをモバイル デバイスで確認することも可能です。スマホで撮影した画像や作成した文書を、簡単かつ素早く共有することが可能になるので、複合機をこれまで 以上にフレキシブルに活用でき、業務効率化につながります。
アプリによる拡張機能
専用のアプリケーションをインストールするだけで、専用のアプリケーションをコピー機(複合機)上で起動することが可能です。 ユーザーが任意に必要な機能を拡張できる仕組みを整えているので、ユーザーに最適な機能をカスタマイズすることが出来ます。
操作パネルの大型化
近年は、これまでよりもタッチパネルが大きくなり、10.1インチの大型液晶パネルを搭載したモデルが主流になっています。 ホーム画面にはボタンが大きく表示されるため、視認性も向上しています。また、より多くの情報を一度に表示できるので文書のプレビューや 印刷設定も詳細が確認出来る仕様になっており、無駄な印刷を防ぐことが可能です。ユーザーに応じたパーソナル表示も可能で、ユーザー認証を行うと、 個々で設定した機能をホーム画面に表示させることも出来ます。
人感センサー
人感センサーを搭載したコピー機・複合機も普及しています。人を感知してスリープモードが解除されるため、よりスピーディーな 利用が可能になります。利用後はスリープモードに戻るため、節電効果もあります。
コピー機の選び方
コピー機を選ぶ際のポイントを以下に記載します。
- ・必要な印刷速度はどの程度か
- ・必要な解像度を満たしているか
- ・操作パネルのユーザビリティ
- ・クラウドサービスの有無
- ・サポート体制
必要な印刷速度はどの程度か
コピー機の価格は印刷速度で決まると言っても過言ではありません。業務で仕様する上でどの程度の印刷速度が必要か事前に 確認しておきましょう。複合機の月間印刷枚数によって印刷速度を見積もることが可能です。参考に以下に月間印刷枚数と必要な印刷速度のデータを 載せます。
機能で選ぶ
ビジネスフォンの主な機能を以下に挙げます。
- ・月間印刷枚数300～5000枚：20～25枚/分
- ・月間印刷枚数3000～6000枚：25～30枚/分
- ・月間印刷枚数6000～8000枚：35～40枚/分
必要な解像度を満たしているか
現在主流の業務用コピー機の解像度は最低でも600×600dpi以上なので、一般的な業務で使用する上では十分な解像度だと思われます。 しかしながら、業種によっては写真を含む印刷物をきれいに印刷したい場合もあると思います。その場合、9,600dpi×1,200dpiなどの高い解像度の機種を 選択するとよいでしょう。メーカーによって発色も異なるので、メーカーごとの発色の特徴なども確認することをお勧めします。
操作パネルのユーザビリティ
コピー機はタッチパネルにより操作します。社員全員が使用するので、画面の見やすさや、ボタンの多さなど、見にくい点がないか よく確認することをお勧めします。また、よく使用する基本的なコピーやスキャンは直感的に操作可能かどうかもチェックしておきましょう。
クラウドサービスの有無
クラウドサービスと連携することで、スキャンした文書をクラウド上のストレージに直接保存する、クラウド上のファイルをそのまま 印刷することが可能になります。どこでもスキャンデータや印刷ファイルの確認が可能になるクラウド連携サービスは、これからのフレキシブルな 働き方に必要不可欠ですので、サービスの有無を確認しておきましょう。
サポート体制
コピー機はメンテナンスも必要になるため、業者やメーカーのサポート体制を十分チェックしておきましょう。
ビジネスフォンを導入するメリット
ビジネスフォンを導入するメリットとして、以下の点が挙げられます。
- ・スマホをビジネスフォンとして使用可能になる機能
- ・事業拡大時にもアダプターさえ導入すれば電話機能利用可能
- ・録音容量が増加
- ・ビデオカメラとの連携も可能
- ・不在時に自動不在転送する機能
1つの電話番号を複数のビジネスフォンで使用可能になる
ビジネスフォンの最大のメリットは、1つの電話番号で複数の電話機から同時通話できることです。 ビジネスフォンでは主装置が複数の外線を処理してくれるので、同時に複数の着信があった場合でも、「話し中」になることはなく、 顧客からの電話を漏れなく取ることができるでしょう。家庭電話と比べるとビジネスに特化した機能と言えます。
内線通話で連絡や取り次ぎを行うことで、効率化＆コスト削減が実現出来る
ビジネスフォンには外線通話だけでなく内線通話機能も付与されています。また、この内線通話機能は無料で使用することができるため、社内 コミュニケーションが円滑になることは間違いないでしょう。外部からかかってきた電話を、内線で社員に転送する際でも通話料は基本的に無料です。 オフィスのフロアが広い場合や、数階にわたってフロアがある場合、わざわざ社内連絡のために該当部署へ行く時間的コストも削減可能です。
1本の回線契約で済むため基本料金を抑えることが出来る
ビジネスフォンは、1本の回線契約で済むため基本料金の節約になることも大きなメリットです。 上記のメリットでも記述したように、ビジネスフォンでは1本の回線で複数のチャンネルを使えるほか、複数の電話番号を使うことが可能です。 このことから複数の回線契約をせずに同時通話や複数番号の使用ができ、回線契約の基本使用料を抑えることが可能です。
保留転送機能で外勤の際も電話応対可能
外勤営業の社員が多い企業では、営業担当宛ての入電が頻繁に会社にあると思われますが、ビジネスフォンに搭載されている保留転送機能があれば、 外勤中の社員が外勤先で対応することが出来ます。保留転送機能とは、取り次いだ電話を一度保留にし、指定の電話番号に転送する機能のことを言います。取引先からの 電話を担当者が留守の場合に毎回折り返し電話をすることになると、迅速なコミュニケーションが図れず、顧客からの信頼にも影響しますが、ビジネスフォンを利用する ことでこれらの問題を解決することが出来るでしょう。
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